Uw incentive, jubileumreis, congres, symposium
Vragen? Bel dan 020 - 66 123 87 Offerte aanvragen

Privacyverklaring reizen met Anywhere

...

Privacyverklaring Anywhere B.V.

Anywhere B.V., gevestigd aan Pilotenstraat 74, 1059 CR, Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
Directeur Sandra Bron: sb@anywhere.nl , +31(0)20 66 123 87, www.anywhere.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Anywhere B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken (afhankelijk van het programma tijdens de reis):
  • Voor- en achternaam conform paspoort of identiteitskaart
  • Roepnaam (voor- en achternaam)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Paspoort, nummer, datum van uitgifte, datum geldig tot en afgifteplaats
  • Rijbewijs kopie
  • Adresgegevens
  • Mobiel telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Dieetgegevens
  • Noodzakelijke medische gegevens
  • Gegevens van thuisblijver + noodtelefoonnummer

Toelichting, waarom wij de persoonsgegevens verwerken

  • Deze gegevens hebben wij nodig om een reis te organiseren en voor de reis- en/of annuleringsverzekering.
  • Alle luchtvaartmaatschappijen hebben uw voor- en achternaam conform paspoort of identiteitskaart nodig om een ticket af te geven.
  • Uw roepnaam gebruiken wij voor de kamerlijsten in het hotel, teamindelingen bij activiteiten en vindt u terug op de deelnemerslijst van de reis.
  • De geboortedatum en paspoortgegevens zijn nodig voor een snelle groepscheck-in in het hotel. U hoeft daar dan niet meer uw paspoort te laten zien of een kopie af te geven.
  • Wij vragen uw emailadres/mobiel telefoonnummer om u op de hoogte te stellen van het programma of wijzigingen daarin of om u om extra informatie te kunnen vragen benodigd voor een activiteit in het programma. Ook kunnen wij u dan mobiel bereiken, mocht u tijdens reis te laat op de luchthaven aankomen of bijvoorbeeld niet bij een activiteit verschijnen.
  • Uw adresgegevens gebruiken wij om bijvoorbeeld een programmaboekje of presentje toe te kunnen sturen.
  • Uw dieetgegevens worden gedeeld met de luchtvaartmaatschappij, het hotel, de restaurants en andere dienstverleners die maaltijden verzorgen tijdens de reis. Indien dit een medische of religieuze reden heeft, wordt dit door ons alleen vermeld indien dit noodzakelijk is en indien u dit zelf heeft aangegeven.
  • Door u opgegeven medische gegevens worden gedeeld met de dienstverleners die hiervan op de hoogte dienen te zijn en indien het noodzakelijk is voor uw veiligheid of de veiligheid van anderen.
  • Tijdens het boekingsproces wordt de deelnemers gevraagd om gegevens van thuisblijvers te verstrekken. Wij gaan ervan uit dat deelnemers de thuisblijvers zelf informeren dat wij hun gegevens in ons bezit hebben en uitsluitend zullen gebruiken in geval van een calamiteit.
  • Sommige lokale autoriteiten, zoals landen als de Verenigde Staten en Canada eisen meer informatie, zoals de gegevens benodigd voor de ESTA.
  • Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor afhandeling van klachten, geschillen en rechtsvorderingen.

Extra persoonsgegevens

Naast de algemene persoonsgegevens bewaren wij ook nog andere gegevens:
  • Als u slecht ter been bent en (deels) afhankelijk bent van een rolstoel dan maken wij hier een notitie van zodat we bijvoorbeeld meteen bij boeking assistentie kunnen regelen op de luchthaven, het programma erop kunnen afstemmen en in het hotel een geschikte kamer kunnen reserveren.
  • Er zijn reizigers die afhankelijk zijn van medische apparatuur, zoals bv. een apneu-apparaat of zuurstofapparaat. Ook deze gegevens bewaren wij omdat dit apparaat van te voren aangemeld moet worden bij een luchtvaartmaatschappij om deze als extra stuk handbagage mee te nemen. Omdat mensen hier afhankelijk van zijn, gaat deze niet in het ruim mee.
  • Indien gebruik gemaakt wordt van een speciale maaltijd, zoals bijvoorbeeld vegetarisch/veganistisch, glutenvrij, geen rundvlees, koosjer, halalmaaltijden e.d., bewaren we deze gegevens zodat we dit meteen bij boeking kunnen doorgeven aan de luchtvaartmaatschappij en/of accommodatie.
  • Wij bewaren dus GEEN BSN nummers, omdat deze niet nodig zijn voor een reis. Mocht dit toch nodig zijn, bij bv. een visum- of ESTA-aanvraag, dan zullen wij hierom vragen en na ontvangst ook direct weer verwijderen.
  • Paspoortgegevens en/of ID gegevens hebben wij nodig om in te checken op vluchten buiten het Schengen gebied.

Online inschrijfformulier

Om de deelnemers online in te laten schrijven, maken wij gebruik van een extern bedrijf, Cloudformz. Wij bepalen zelf welke informatie wij vragen en stellen zelf de inhoud van de inschrijfformulieren samen.
Zodra een deelnemer het formulier invult, wordt de informatie verzonden naar de webservers van Cloudformz die uitsluitend in Nederland staan. Deze servers staan in een modern en streng beveiligd datacenter. De informatie wordt via een TLS verbinding veilig verzonden naar deze servers.
Data wordt bij Cloudformz circa. twee maanden bewaard, waarna de data automatisch en permanent verwijderd wordt.
Gevoelige informatie (zoals namen, geboortedata en paspoortgegevens) wordt opgeslagen middels een sterke AES encryptie. Omdat de data in de database zelf op rij niveau versleuteld is, zijn de gegevens in back-ups ook versleuteld.
De gegevens worden niet door Cloudformz bekeken of doorverkocht.

Visumaanvraag

Voor de aanvraag van uw visum hebben wij uw NAW-gegevens, e-mailadres, geboortedatum, reisperiode, eerste verblijflocatie, nationaliteit, geboorteplaats, paspoortnummer en geldigheidsduur nodig. In sommige gevallen sturen wij met uw toestemming een kopie paspoort inclusief foto naar de ambassade/het consulaat.
De gevraagde gegevens zijn noodzakelijk voor het indienen van de visumaanvraag en worden voorgeschreven door de ambassade/het consulaat. Wij verwerken deze gegevens ter uitvoering van de overeenkomst. Indien vereist sturen wij uw kopie paspoort inclusief foto (BSN afgeschermd) met uw toestemming door naar de ambassade/het consulaat.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden voor deze doeleinden bewaard totdat de visumaanvraag is afgerond.
Delen van uw gegevens
Uw gegevens worden gedeeld met de ambassade/het consulaat.

Paspoortkopie niet verplicht voor het boeken van een reis (m.u.v. visumaanvraag)

Voor het boeken van een reis, bent niet verplicht een kopie van uw paspoort op te sturen (m.u.v. visumaanvraag). U heeft het recht om alleen de benodigde gegevens aan ons te verschaffen. Echter, bij het foutief of onduidelijk doorgeven van uw paspoortgegevens zijn alle extra bijkomende kosten voor eigen rekening. 
Voorbeeld: het ticket is al geprint maar u heeft aan ons een roepnaam doorgegeven in plaats van een paspoortnaam. De naam op het ticket dient dan tegen extra kosten aangepast te worden.
Voor een veilige kopie van uw paspoort/identiteitsbewijs kunt u de KopieID app downloaden. Met deze app kunt u identiteitsgegevens afdekken of doorstrepen. Op deze manier staat u niet meer persoonsgegevens af dan strikt nodig is. U kunt de KopieID app downloaden in de Apple App Store, Google Play Store of in de Windows Phone. De app is een uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Rijbewijskopie

In sommige gevallen vragen wij een kopie van uw rijbewijs. Ook hier gaat het dan om een vlotte afhandeling bij bijvoorbeeld een quad-tour. Wij geven de kopieën van de rijbewijzen geprint aan de verhuurmaatschappij en de groep kan meteen wegrijden. De verhuurmaatschappij bewaart deze gegevens alleen voor zolang de tour duurt. Met uitzondering van een eventuele calamiteit, zoals een ongeval, schade of een boete. Dit wordt echter altijd afgehandeld via Anywhere B.V.
Voor een veilige kopie van uw rijbewijs kunt u de KopieID app downloaden. Met deze app kunt u identiteitsgegevens afdekken of doorstrepen. Op deze manier staat u niet meer persoonsgegevens af dan strikt nodig is. U kunt de KopieID app downloaden in de Apple App Store, Google Play Store of in de Windows Phone. De app is een uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
 

Wat vragen wij niet en bewaren wij dan ook niet

  • Geloofsovertuiging
  • Politieke overtuiging
  • Seksuele voorkeur
  • Etnische afkomst
  • Bankrekeningnummers van deelnemers
  • Gegevens van Facebook, LinkedIn, Instagram ed.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Anywhere B.V. verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
  • Het organiseren van de groepsreis
  • Verzenden van onze nieuwsbrief
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Om iets te kunnen versturen

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren, tenzij anders bepaald, uw persoonsgegevens tot uiterlijk vijf jaar na de reis. Medische gegevens zullen na de reis worden verwijderd. Voor zover gegevens nodig zijn voor de belastingadministratie worden deze gegevens gedurende de daarvoor geldende verplichte termijn (in de regel 7 jaar) bewaard. Van bovenstaande bewaartermijnen kan worden afgeweken vanwege een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden voor zover uw belang niet dient te prevaleren. Gegevens kunnen onder meer worden bewaard bij klachten, mogelijke geschillen of rechtsvorderingen tot 2 jaar na afhandeling van de klachten, het geschil of de rechtsvorderingen.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich aangemeld heeft voor onze nieuwsbrief wordt uw e-mailadres gebruikt om de digitale nieuwsbrief aan u toe te sturen. U ontvangt 1x per week een foto ter inspiratie. Geen teksten.
Bent u nog geen klant dan verwerken wij uw gegevens voor zover u ons toestemming heeft gegeven voor versturing van de nieuwsbrief. Bent u reeds klant dan versturen wij u een nieuwsbrief op grond van het gerechtvaardigd commerciële belang van de onderneming. Nieuwe klanten kunnen kiezen of ze zich willen aanmelden door dit aan te geven op ons aanmeldingsformulier.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden voor deze doeleinden bewaard totdat u zich afmeldt. Wenst u de Anywhere nieuwsbrief niet meer te ontvangen? Dan kunt u uzelf eenvoudig afmelden onderaan iedere nieuwsbrief.
Delen van uw gegevens
Voor het versturen van de nieuwsbrief maken wij gebruik van een extern programma, genaamd MailChimp.

Bemiddeling bij de verzekeringsaanvraag

Als wij op uw verzoek een verzekering bij Allianz Global Assistance afsluiten hebben wij uw NAW gegevens, e-mailadres, geboortedatum, reisperiode, gewenste dekkingsomvang, verzekeringsopties nodig.

Gebruik van gegevens

De gegevens worden gebruikt om de verzekeringsaanvraag in te dienen bij de verzekeraar. Wij verwerken deze gegevens ter uitvoering van de overeenkomst. Uw gegevens worden voor deze doeleinden bewaard totdat de verzekeringsaanvraag is afgerond.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Anywhere B.V. 
Bovendien heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar sb@anywhere.nl.
 
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Anywhere B.V. wil u er tevens op attent maken dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Als reisbureau voor op maat gemaakte groepsreizen voor bedrijven en instellingen hebben wij te maken me buitenlandse agenten en organisaties. Wij hebben met hen afspraken gemaakt (verwerkersovereenkomsten) dat de persoonsgegevens die wij doorgeven, alleen gebruikt mogen worden voor de te boeken reis en dat zij er verder niets mee mogen doen.
Vindt uw reis plaats buiten de EU dan worden de noodzakelijke persoonsgegevens doorgegeven aan lokale reisdienstverleners buiten de EU op grond van de uitvoering van de (reis)overeenkomst met u. De reisdienstverleners zijn zelf verantwoordelijk voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens en zijn gebonden aan de regels omtrent privacy die gelden in dat land.
 
Anywhere B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn alle medewerkers van Anywhere B.V. op de hoogte van het privacy beleid in de bescherming van de persoonsgegevens. We controleren steeds ons privacy beleid op effectiviteit.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met directeur Sandra Bron via sb@anywhere.nl.

Gebruik foto- en videomateriaal door Anywhere B.V.

Tijdens de reizen van Anywhere B.V. worden regelmatig foto’s en video’s gemaakt. Grotendeels op verzoek van en voor de klant zelf. Een deel van deze foto’s en video’s wordt door Anywhere B.V. gebruikt voor publicitaire doeleinden, social media en/of geplaatst op de website van Anywhere B.V. Er wordt nooit een naam van een persoon of naam van een bedrijf bij de foto of video genoemd en voor zover mogelijk worden bedrijfsnamen in het materiaal onzichtbaar gemaakt.
 
Gezien het grote aantal foto’s en video’s en de vele gezichten op deze foto’s en video’s is het in de regel niet mogelijk iedereen toestemming te vragen voor publicatie. Anywhere B.V. gaat echter zorgvuldig om met de belangen van afgebeelde personen. Mocht er bezwaar zijn tegen het gebruik van een bepaalde foto, dan zal deze op verzoek van de afgebeelde persoon zo spoedig mogelijk worden verwijderd. U kunt hiervoor contact opnemen met Sandra Bron via sb@anywhere.nl of bellen naar +31 20 66 123 87. 

Wijzigingen privacyverklaring

Anywhere B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij dienen deze privacyverklaring ook af en toe aan te passen om meerdere redenen. We zullen de inhoud van de verklaringen eenzijdig en zonder voorafgaande melding wijzigen. Wij raden u aan om regelmatig terug te komen op deze pagina om op de hoogte te blijven van onze actuele privacyverklaring.

Vragen, opmerkingen en klachten?

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over onze privacyverklaring? Neem dan contact op met Anywhere B.V. en wij reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken. U kunt bellen naar +31 (0) 20 66 123 87 of mailen naar directeur Sandra Bron: sb@anywhere.nl 
 
Laatste wijziging: 9 oktober 2018